Kennisbanksoftware is vandaag een belangrijke tool voor klantenservice teams die een uitmuntende service willen bieden. Maar elk team is uniek.
Wat voor het ene service team de beste oplossing is, ziet er voor een ander team of bedrijf helemaal anders uit. Het is dus belangrijk om te beslissen welke tool het best bij je product of dienst, klanten en bedrijf past. Om je daarbij te helpen, deze blog.
Een kennisbank of Knowledge Base is een verzameling aan informatie rond je product of dienst die je gebruikers kunnen verder helpen. De juiste technologie houdt al die gegevens overzichtelijk en gemakkelijk te doorzoeken. Bovendien kan die technologie je helpen om aan de hand van verzamelde data de juiste ondersteunende communicatie te ontwikkelen én je gebruikerservaring te verbeteren.
Simpel gezegd, je kennisbank is direct beschikbare informatie om zowel medewerkers als klanten te helpen bij het oplossen van de meest voorkomende problemen die ze kunnen tegenkomen met je product of dienst. Een aantal van de belangrijkste voordelen:
Een goede kennisbank is een beetje zoals een goede pizza. Je maakt een combinatie van verschillende, verse ingrediënten, zorgt dat het in hapklare stukjes is gesneden en dat het eenvoudig te delen is met verschillende mensen. Bovendien genieten mensen ervan als het precies geleverd wordt waar het nodig is..
Met deze 3 stappen kom je al een heel eind:
1. Update informatie regelmatig.
Je kan enkel je kennisbank nuttig en relevant houden als je ze ook regelmatig aanvult of update. Technologie kan je helpen om hierin de juiste prioriteiten voor ogen te houden. Zo krijg je inzicht in wat mensen net zoeken en hoe ze je content evalueren.
2. Maak je pagina's consistent.
Waarschijnlijk heb je verschillende experten die meebouwen aan je kennisbank door inhoud te creëren. Een stijlgids kan zorgen voor consistentie qua aanpak, uiterlijk en toon. Maar ook consistentie in structuur is belangrijk.
3. Maak het consumeren van de informatie aangenaam.
Je wil zeker zijn dat je informatie gemakkelijk te begrijpen en toegankelijk is. De manier waarop je de inhoud helder kan brengen is afhankelijk van het topic. Denk dus niet enkel aan een uitgeschreven tekst maar ook aan afbeeldingen, infographics, grafieken, video, ...
Bepaal eerst welk type kennisbank je nodig hebt. Bekijk daarna hoe je de kennis wil beheren. De combinatie van deze twee elementen geeft je al een goed idee van de belangrijkste technische vereisten. Deze checklist kan je helpen bij het maken van de juiste keuze:
Om te groeien is effectief kennisbeheer nodig. Een kwalitatieve kennisdatabank zal zowel je medewerkers, partners als klanten snel toegang geven tot de antwoorden en oplossingen die ze nodig hebben. Zo bespaar je iedereen dus kostbare tijd en bezorg je betere klantenervaringen.
Als HubSpot partner helpt plantrekkers je kennis beter te organiseren en te delen. Zowel intern als extern. Benieuwd hoe we dat aanpakken? Plan een digitale koffie en we vertellen je er graag alles over!